Familiares

Inscripción o reinscripción de familiares

¿En qué consiste?

Acto por el cual el trabajador presenta ante Ecopetrol S.A. a su familiar, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para tal fin en la GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE NOVEDADES DE FAMILIARES GTH-G-129, que conlleva a la cobertura de los beneficios previstos en la normatividad interna, según el régimen salarial y prestacional aplicable.

Se consideran familiares:

• Cónyuge
• Compañero (a) permanente.
• Hijos (as) menores de dieciocho (18) años
• Hijos (as) mayores de dieciocho (18) años y hasta los veinticinco (25) años.
• Hijas solteras menores de veinticinco (25) años con hijos.
• Hijas solteras sin hijos, mayores de veinticinco (25) años y hasta los treinta (30) años.
• Padres
• Familiar de parentesco directo.
• Hijos menores de dieciocho (18) años (debidamente inscritos) del trabajador que hubiere fallecido, o haya sido indemnizado o auxiliado por invalidez permanente total o gran invalidez, y cuyo hijo entrare a trabajar a la Empresa.

Requisitos

Otros casos de Inscripción: Conforme lo establecido en el artículo 34, parágrafo 3, de la Convención Colectiva de Trabajo vigente, los hermanos y hermanas menores de dieciocho (18) años que dependan económicamente del trabajador, no se consideran familiares para los efectos de la Convención Colectiva, pero la Empresa les prestará, a mitad de costo, asistencia médica, quirúrgica, farmacéutica y hospitalaria en los lugares donde tenga servicios médicos establecidos.

Formatos

Numeral 2.2 y 2.3 de la Guía para la Administración de Novedades de Familiares GTH-G-129

Canales y Tiempos de solución

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Inscripción Express recién nacidos

¿En qué consiste?

Para casos de hijos recién nacidos se acepta el certificado de nacido vivo por un periodo de tres (3) meses, a partir de la fecha de nacimiento del menor; pasado este tiempo el titular debe allegar el registro civil de nacimiento, de lo contrario la inscripción quedará sin efecto hasta que presente el respectivo documento.

Requisitos

• Formulario de inscripción de familiares diligenciado por el Trabajador.
• Certificado de nacido vivo

Formatos

Canal y Tiempos de respuesta o solución

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Actualización de datos básicos de un familiar

¿En qué consiste?

Actualice los datos básicos de su familiar inscrito si así lo requiere. Por ejemplo: dirección de residencia, número telefónico, correo electrónico y estado civil, etc.

Canal y Tiempos de respuesta o solución

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• Formato debidamente diligenciado

Cambio número de documento beneficiario o externo

¿En qué consiste?

Al cumplimiento de los diez y ocho (18) años de edad de su beneficiario, es necesario que usted actualice ante Ecopetrol S.A., el documento de identidad, allegando copia del mismo o contraseña a través de los canales disponibles.

Requisitos

• Copia del nuevo documento de identidad
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Ratificación semestral mayor de edad

¿En qué consiste?

Es responsabilidad ineludible del pensionado verificar de forma permanente el estado de su (s) beneficiario(s) en los sistemas de consulta dispuestos para ello, y notificar cualquier modificación o inconsistencia en el proceso.

Si su(s) hijo (s) con calidad de estudiante (s) se encuentra (n) activo (s) en el beneficio educativo reconocido por Ecopetrol S.A, se realizará la ratificación de manera automática tomando como base la información que reporta en los sistemas de beneficio educativo sin necesidad de volver a presentar certificados de estudios del periodo lectivo que se encuentre cursando.

Si su(s) hijo(s) con calidad de estudiante(s) no se encuentra (n) activo(s) en el beneficio educativo reconocido por Ecopetrol S.A, usted debe realizar la ratificación presentando la documentación y soportes requeridos.

Importante: realice el proceso de ratificación oportunamente sin superar el tiempo de vencimiento de los servicios de salud de su (s) beneficiario (a) inscrito (a); es decir, dos (2) meses antes de abril 30 y octubre 31 de cada año.

Requisitos

• Formato de ratificación diligenciado en medio físico o digital. Descargue aquí el formato
• Constancia expedida por el plantel educativo donde se indique el programa de educación formal que está cursando el beneficiario especificando el periodo lectivo (este documento puede ser presentado en copia, o escaneado si es enviada través del buzón de la Oficina Virtual de Personal.

Formatos

Canal y Tiempos de respuesta o solución

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  Importante: realice el proceso de ratificación oportunamente sin superar el tiempo de vencimiento de los servicios de salud de su (s) beneficiario (a) inscrito (a); es decir, dos (2) meses antes de abril 30 y octubre 31 de cada año.

Traslado de servicios médicos de beneficiario o externo

¿En qué consiste?

Si se realiza un cambio de residencia, el traslado de radicación de servicios de salud debe ser solicitado en los Centros de Atención Local de Servicios Compartidos por el trabajador responsable, diligenciando el formato oficial.

Requisitos

• Formato debidamente diligenciado.

Formatos

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Cancelación servicios salud de beneficiarios o externos

¿En qué consiste?

Se genera por la no acreditación de las condiciones establecidas para cada uno de los beneficiarios, por solicitud del titular o porque la Empresa establece el no cumplimiento de los requisitos definidos en la normativa aplicable. Usted está obligado a cancelar la inscripción de sus familiares en caso de fallecimiento o en el momento en que alguno de ellos no cumpla con los requisitos exigidos en la normativa interna; el no hacerlo dará lugar a las acciones de tipo disciplinario, administrativo y legal a que haya lugar y los recobros por los beneficios recibidos de manera indebida.

2.7.1 Hijos: se podrá efectuar por fallecimiento, independencia económica del beneficiario y, en general, por ausencia de las condiciones previstas para su inscripción en Ecopetrol. Mediante solicitud escrita del titular.

2.7.2 Cónyuge: La cancelación debe ser solicitada inmediatamente por usted cuando se presenta separación legal o cesación de efectos civiles, adjuntando el registro civil de nacimiento con notas marginales o sentencia de divorcio o cesación de efectos civiles, de las cuales conste que no subsiste el deber de alimentos fundado en el principio de reciprocidad.

2.7.3 Compañero (a) permanente: debe ser solicitada inmediatamente por usted, adjuntando para el efecto copia del acta de conciliación o declaración juramentada de los dos compañeros en la cual conste expresamente la no convivencia y la no subsistencia el deber de alimentos fundado en el principio de reciprocidad.

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Cancelación servicios médicos solicitada por la Unidad de Salud

¿En qué consiste?

La cancelación por fallecimiento del beneficiario se realiza a solicitud del trabajador, con copia del Registro Civil de Defunción, con base en información suministrada por la Gerencia de Salud Integral en donde se informa sobre el fallecimiento del respectivo familiar o por información obtenida de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Copia del Registro Civil de Defunción del familiar.

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Solicitud de valoración de Pérdida de Capacidad Laboral (PCL) o concepto médico de un beneficiario

¿En qué consiste?

Para solicitar la valoración de la Pérdida de la Capacidad Laboral o concepto médico emitido por la Empresa que valide la situación de salud del beneficiario es necesario que el beneficiario tenga activo el servicio médico. Es decir, usted debe realizar el trámite de solicitud previo a la fecha de terminación de servicios médicos de su beneficiario.

Requisitos

• Carta de solicitud
• Concepto médico: Formato GTH-F-474

Formatos

PCL: Formato GTH-F-481

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Recepción de resultados de PCL o extensión especial de SM (Salud o Juntas Regionales)

¿En qué consiste?

Una vez emitida la calificación del dictamen de Pérdida de Capacidad Laboral proferido por el Comité Interdisciplinario Evaluador (CIE) de Ecopetrol, y de acuerdo con la solicitud previa del pensionado con copia de este dictamen debidamente notificándose activa la condición del beneficiario según la normativa.

Para los conceptos médicos se informa al pensionado una vez sea emitido este concepto si aplica o no la continuidad de los Servicios Médicos, siendo así, no se hace excepciones para activar el beneficio una vez se haya vencido.

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  16 días hábiles

Traslados de cadáver

¿En qué consiste?

Cuando un familiar debidamente inscrito de un pensionado a cargo de Ecopetrol (incluye la pensión por sustitución) se encuentre en tratamiento médico fuera del lugar de los servicios médicos y fallezca, la Empresa trasladará el cadáver dentro del país, asumiendo todos los gastos, a donde lo soliciten los familiares.

Requisitos

• Radicar en el Centro de Atención Local más cercano los siguientes documentos:
• Carta de solicitud por parte del pensionado (a) dirigida a Ecopetrol S.A. solicitando el reembolso por gastos de traslado de cadáver.
• Registro Civil de defunción del familiar fallecido.
• Original de la factura a nombre del pensionado.
• Certificado médico del traslado.

Canal y Tiempos de respuesta o solución

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  Solicite en el Centro de Atención Local más cercano
  Los pagos se realizan al final del mes siguiente de la solicitud.

Gastos de sepelio o entierro

¿En qué consiste?

Es el auxilio para cubrir gastos de sepelio de los pensionados. Solo aplica para aquellos pensionados que se encuentren bajo el régimen exceptuado de Ecopetrol S.A.

Este beneficio de auxilio funerario se otorga a la persona que presente la facturación y documentos requeridos por la empresa donde acredite que se hizo responsable de los gastos fúnebres del pensionado o la certificación del plan exequial siempre que el solicitante sea un familiar del afiliado fallecido hasta primer grado de consanguinidad.

El beneficio cubre hasta en cuantía equivalente a una mensualidad de la pensión sin que sea inferior a cinco (5) veces el salario mínimo legal, ni superior a diez (10) veces este mismo salario.

Requisitos

• Radicar en el Centro de Atención Local más cercano los siguientes documentos:
• Carta de solicitud por parte del familiar o tercero dirigida a Ecopetrol S.A. donde solicita el reembolso de los gastos fúnebres del pensionado. La carta debe contener como mínimo la siguiente información: Nombre, dirección y teléfono del solicitante.
• Registro Civil de defunción del pensionado.
• Original de la factura de gastos fúnebres.
• Copia documento de identidad del solicitante.
• Certificado original de la cuenta bancaria del reclamante donde se efectuará el desembolso.
• Importante: se aclara que la cuenta debe estar a nombre del solicitante y no debe ser compartida.

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  Los pagos se realizan directamente a los terceros solicitantes al final del mes de cada cierre.